Nachgefragt

Wie vergeben Hotels eigentlich ihre Zimmer?

Zimervergabe Hotel
Der Zufall entscheidet - zumindest manchmal werden so die Hotelzimmer vergeben
Foto: Getty Images

Endlich im Urlaubshotel. Jetzt muss nur noch das Zimmer stimmen. Manchmal freuen sich die Gäste, manchmal fragen sie sich aber auch verärgert: Wieso habe ausgerechnet ich dieses Zimmer bekommen? Hinter der Zimmervergabe steckt ein System – TRAVELBOOK erklärt es.

In der Regel werde die Zuteilung der Zimmer computergestützt vorgenommen, erklärt Stefanie Heckel vom Deutschen Hotel- und Gaststättenverband (Dehoga). Die Rezeptionisten können natürlich Einfluss auf die Zimmervergabe nehmen. Zum Beispiel, wenn Stammgäste bestimmte Vorlieben äußern. Oder: Eine Tagung findet im Hotel statt. Dann würden die Teilnehmer eventuell auf derselben Etage untergebracht oder in der Nähe des Tagungsraums, sagt Heckel.

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Gästewünsche werden berücksichtigt

Bei der Hotelkette Best Western spielen Gästewünsche bei der Zimmerverteilung innerhalb einer bestimmten Kategorie eine Rolle. Gibt ein Gast bei der Buchung etwa an, dass er Wert auf ein ruhiges Zimmer abseits der Hauptstraße lege, werde das berücksichtigt, so Sprecherin Miriam Grabuschnig zu TRAVELBOOK. „Alle Häuser unserer Kette sind aber unternehmerisch eigenständig, daher kann die Handhabung je nach Haus variieren. Besonders Stammkunden oder Teilnehmern am ‘Best Western Rewards‘-Programm versuchen wir auch Sonderwünsche zu erfüllen.“ Auch verfügten die meisten Hotels der Kette über spezielle Allergiker-Zimmer: „Statt Teppichboden gibt es dann dort Parkett bzw. Holzboden, spezielle Bettwäsche und nur Pflanzen, die keine Sporen über die Luft verteilen.“ Äußern Gäste keine besonderen Vorlieben, werden die Zimmer in der Regel der Reihe nach abhängig vom Buchungseingang vergeben.

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Zufallsprinzip bei Accor

Bei Accor Hotels mit Marken wie Ibis und Sofitel gibt es eine mehrstufige Vorgehensweise. Behindertengerechte Zimmer werden zum Beispiel vorgeblockt, wenn sie ein Gast bei der Buchung anfragt, wie das Unternehmen erläutert. Am Vorabend werde die Zimmervergabe für die Anreisen am Folgetag bereits grob vorgeplant. Hat ein Gast mehrere Zimmer gebucht, etwa für sich und seine Familie, versuche man beispielsweise, alle Zimmer nebeneinander zu belegen. Am Anreisetag könnten Gäste im Falle einer Überbuchung einer Kategorie eventuell in eine höhere gestuft werden. 

Generell aber erfolgt die Vergabe der Zimmernummer in den Accor-Häusern am Anreisetag nach dem Zufallsprinzip: Hat ein Mitarbeiter mehrere Zimmer zur Auswahl, frage er den Gast nach Vorlieben. Ist das nicht möglich, weil viele Gäste gleichzeitig einchecken wollen, werden die Zimmer aus dem System heraus nach aufsteigender Zahlenfolge vergeben.

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Dieter Titz von der Berliner „Pension am Park“ sagt auf Nachfrage von TRAVELBOOK: „Generell ist die Zimmervergabe ja wie ein Puzzlespiel, man versucht das Haus so zu füllen, dass keine Lücken bleiben, also sämtliche Räume belegt sind. Dabei spielt es natürlich eine Rolle, wer wann anreist. Gäste, besonders Stammgäste, können bei uns ihre individuellen Wünsche äußern, die wir dann je nach Verfügbarkeit zu erfüllen versuchen.“

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